ในกระบวนการทำงานระดับองค์กร การเขียนรายงานการประชุมถือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย (https://www.okamura.co.th/article/how-to-write-meeting-report/)และนิติกรรมที่สำคัญที่สุด ผู้จดบันทึกต้องมีความสามารถในการสรุปประเด็นสำคัญ (Action Items) และระบุชื่อผู้รับผิดชอบพร้อมกำหนดการส่งมอบงานอย่างชัดเจน โครงสร้างของรายงานควรประกอบด้วย รายนามผู้เข้าประชุม วาระการประชุม มติที่เป็นเอกฉันท์ และความเห็นแย้งที่สำคัญ เพื่อให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าประชุมสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ
(https://i.postimg.cc/sDRn2V63/15.png)
รูปแบบมาตรฐานและการสรุปประเด็นใจความสำคัญ
การใช้ภาษาในการจดบันทึกควรมีความเป็นกลาง กระชับ และชัดเจน หลีกเลี่ยงคำคลุมเครือที่อาจนำไปสู่การตีความที่ผิดพลาด การจัดหมวดหมู่ข้อมูลตามหัวข้อ "สิ่งที่ต้องทำ" (To-do list) จะช่วยให้การบริหารโครงการมีความคล่องตัวขึ้น การบันทึกเวลาเริ่มและจบการประชุม รวมถึงการแนบเอกสารประกอบในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล จะช่วยเพิ่มความสมบูรณ์ให้กับรายงานและใช้เป็นฐานข้อมูลในการตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Trail) ได้อย่างมีประสิทธิภาพในกรณีที่เกิดข้อโต้แย้งในอนาคต
สรุปความสำคัญของการสื่อสารภายในผ่านบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษร
รายงานที่จัดทำเสร็จไวและมีความถูกต้องช่วยให้การดำเนินงานต่อเนื่องไม่สะดุด สรุปแล้วการเขียนรายงานการประชุม ที่มีมาตรฐานจะช่วยลดความขัดแย้งและสร้างความโปร่งใสในการบริหารงาน มอบความสะดวกในการติดตามงานและเป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุเป้าหมายตามนโยบายที่ได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุมอย่างสมบูรณ์แบบ